Gamybos įmonė kreipėsi su poreikiu atlikti tiekimo grandinės procesų diagnostiką bei nustatyti tobulintinas vietas kurios sąlygojo medžiagų tiekimo į gamybą sutrikimus, dėl kurių įmonė patirdavo papildomus kaštus gamyboje bei vėluodavo atkrauti gaminius klientams. Organizacijos poreikis buvo padidinti tiekimo grandinės procesų generuojamą vertę organizacijai. 

Užduotis buvo atlikta dviem etapais:

Pirmame etape buvo atlikta tiekimo grandinės procesų diagnostika analizuojant įmonėje turimus duomenis bei atliekant interviu su procesų vadovais ir darbuotojais, siekiant įvertinti kiekvieno proceso brandą bei nustatyti esmines medžiagų tiekimo trikdžių priežastis bei parinkti galimus sprendimo būdus.

Keli požymiai iš organizacijos situacijos buvusios iki pokyčių diegimo:

• Decentralizuotas bei rankinis užsakymų formavimo procesas – užsakomas kiekis nustatomas rankiniu būdu bei užsakymus formuoja keli įmonės padaliniai, kas yra imlu laikui bei formuoja klaidas kurios virsta medžiagų trūkumu gamyboje arba pertekliumi sandėlyje;
• Vienkartiniai pirkimai – nėra ilgalaikių susitarimų su tiekėjais, beveik kiekvieno pirkimo užsakymo metu deramasi su tiekėju dėl kainos ir pristatymo sąlygų;
• Nėra tiekėjų įsipareigojimų – tiekėjai nežino įmonės reikalavimų bei kokį vaidmenį atlieka kliento tiekimo grandinėje;
• Nėra sistemingos tiekėjų vykdomų užsakymų kontrolės – vyrauja požiūris kad ties užsakymo išsiuntimu tiekėjui baigiasi pirkimo proceso darbas;
• Nėra aiškaus naudojamų medžiagų asortimento – labai platus naudojamų medžiagų asortimentas, nėra sutarimo kurias medžiagas reikia naudoti pirmoje vietoje, bei dėl kurių medžiagų pirkimo sąlygų pirkimų skyrius turi įdėti daugiausiai pastangų;
• Nėra aiškių gaminamų produktų patiekimo terminų bei aiškių reikalavimų tiekimo grandinei – pasitaiko atvejai kad parduoto produkto gamyba yra nesuderina su esamos tiekimo grandinės galimybėmis, kas veda prie vėlavimų patiekti gaminį bei prastovų gamyboje;
• Nesistemingai tvarkomos brokuotos bei nelikvidžios atsargos – daugiau kaip 30% įmonės sandėliuose esančių atsargų vertės nejuda;
• Procesas neturi aiškių tikslų bei nėra proceso veiklos rezultatų matavimo sistemos – skyriaus darbuotojai rūpinasi pavienių problemų sprendimu, ir niekas nemato bendro vaizdo bei kuria kryptimi judama ir reikėtų judėti.

Rezultate buvo sudarytas pokyčių planas, suformuota pokyčių komanda bei nustatyti matuojami rodikliai ir jų pokyčių diegimo metu siektinos reikšmės. 

Antro etapo metu buvo įgyvendinamas pokyčių planas. SCM.LT ekspertas tiesiogiai vadovavo pokyčių diegimui organizacijoje būdamas laikinu tiekimo grandinės skyriaus vadovu.  Žemiau aprašyti keli pokyčiai, kurie buvo įdiegti organizacijoje per diegimo laikotarpį:

• Suformuota pirkimų skyriaus struktūra, nustatytos aiškios darbuotojų funkcijos, kiekviena funkcija standartizuota bei dokumentuota užtikrinant, kad darbuotojų rotacijos atveju darbų atlikimas išliktų vienodas;
• Nustatyti aiškūs tikslai, veiklos matavimo rodikliai, įvesta periodinė jų peržiūrėjimo sistema bei įvesta darbuotojų motyvavimo sistema;
• Centralizuotas ir automatizuotas užsakymų formavimas – užsakymai formuojami centralizuotai bei pasitelkus įmonės turimą VVS sistemą, taip sumažinant reikalingą darbo laiką užsakymų formavimui bei padidinant jų tikslumą;
• Įdiegta tiekėjų kontrolės ir kokybės vertinimo sistema – kiekvienas vėluojantis užsakymas yra nagrinėjamas iki jo poreikio gamyboje, taip užtikrinant mažesnį prastovų kiekį gamyboje;
• Su tiekėjais pasirašomos sutartys, kuriose aiškiai apibrėžiami aiškūs reikalavimai medžiagų ir tiekimo procesų kokybei, susitariama dėl atsakomybės esant neatitikimams ar nuostoliams;
• Įdiegtas nelikvidžių bei perteklinių atsargų valdymo procesas numatantis aiškius veiksmus esant nelikvidžioms atsargoms taip išvengiant jų kaupimosi ir vėlesnio nurašymo;
• Įdiegtas asortimento valdymo procesas įvedant aiškumą visoje įmonėje – kurios medžiagos turi būti naudojamos pirmiausiai, dėl kurių medžiagų pirkimo skyrius turi sutarti geriausiais tiekimo sąlygas;
• Suformuota medžiagų pirkimų strategija numatant efektyviausią pirkimo būdą atskirai kategorijai bei įdiegtas periodinio konkursų vykdymo procesas.